Специальная версия

Оформление протоколов

 

Оформление протоколов

 

По форме протоколы могут быть двух видов:

краткий – содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения;

полный – содержит запись всех выступлений докладчиков и участников.

Протокол печатается на стандартном (общем) бланке организации или на листах бумаги формата А4 и имеет, как правило, следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (при необходимости);

текст документа;

подпись.

Все реквизиты печатаются свободно распространяемым бесплатным шрифтом – метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающим следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. Размер шрифта – 14.

При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом:

наименование организации – печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру в случае оформления протокола не на бланке;

наименование документа– слово «ПРОТОКОЛ» печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру. Через 1 межстрочный интервал ниже строчными буквами печатается слово «заседания (конференции, собрания, совещания)»и наименование коллегиального органа в родительном падеже, слова выравниваются по центру;

дата протокола– оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания Правительства, коллегий, советов, комиссий, совещаний и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании;

место составления – печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита и выравнивается по центру.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части  оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» оформляются от левой границы текстового поля.

Реквизит «секретарь»не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола производится службой документационного обеспечения или ответственным  за ведение протокола.

Реквизит «Присутствовали»состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных. Если на заседании присутствовало более 15 приглашенных лиц, то список присутствующих  прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников. В списке указываются фамилии, инициалы членов коллегиального органа в алфавитном порядке, фамилии, инициалы и должности приглашенных в алфавитном порядке. Если приглашенные участвовали в обсуждении только одного вопроса, то составляются списки приглашенных по каждому вопросу.

Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от левого поля, нумеруются цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами О… или Об …

Реквизит «повестка дня»можно не указывать, если в основной части протокола указывается наименование обсуждаемого вопроса, которое  оформляется по центру.

В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: слушали – выступили – решили. Слова  «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ»пишутся прописными буквами, каждое – от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается отметка об этом.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» приводятся фамилии и инициалы выступающих.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов «вопрос», «ответ»указываются фамилии и инициалы.

В разделе «РЕШИЛИ» излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов.

При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Реквизит «подпись»отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии – только председателем.

Возможны другие варианты оформления протокола, если это оговорено в положении о соответствующем совещательном органе.

 

Образец оформления протокола прилагается.

Протокол заседания