Специальная версия

Церемониал проведения бесед и переговоров Губернатора Астраханской области

Беседы и переговоры с Губернатором Астраханской области являются наиболее важным аспектом любого визита, и с них, как правило, начинается официальная часть программы пребывания.

Беседы и переговоры обычно проводятся в рабочем кабинете или комнате переговоров резиденции Губернатора Астраханской области. Поручения и указания Губернатора Астраханской области фиксируются его помощником (или сотрудником организационно-контрольного управления администрации Губернатора Астраханской области), при необходимости оформляются в письменном виде и контролируются теми лицами, на которых эту обязанность возложит Губернатор области.

Для подготовки и проведения бесед и переговоров их организаторы представляют в организационно-контрольное управление администрации Губернатора Астраханской области следующие документы:

  • состав делегации;
  • состав руководителей делегации, прибывающей на встречу с Губернатором области (как правило, не более 3 – 4 человек), включая переводчика;
  • биографические данные о руководителях и отдельных членах делегации, представляющие интерес в переговорах;
  • постановочные вопросы к обсуждению в ходе переговоров;
  • информацию о предшествующих визитах, достигнутых ранее договорённостях и их реализации;
  • информационный обзор экономической и геополитической ситуации в регионе, откуда прибыла делегация (или материалы о деятельности компании);
  • проекты документов, если достигнута предварительная договорённость о необходимости подписания совместных договоров, соглашений, заявлений;
  • состав участников со стороны Астраханской области.

К назначенному времени ответственный за приём делегации у Губернатора Астраханской области (определяется организатором) прибывает вместе с гостями к кабинету Губернатора Астраханской области, где их встречает начальник организационно-контрольного управления администрации Губернатора Астраханской области, провожает в комнату переговоров (или рабочий кабинет) и определяет порядок размещения гостей и участников переговоров.

Представители средств массовой информации, как правило, проводят протокольную съёмку (приветственное слово Губернатора Астраханской области и ответное слово главы делегации) и покидают комнату переговоров.

Участникам встречи предлагаются кофе или чай и прохладительные напитки.

После окончания приёма возможен обмен сувенирами, однако этот вопрос должен быть заранее оговорен организаторами с протокольными службами гостей и Губернатора Астраханской области. При обмене подарками и сувенирами должен быть соблюдён принцип паритетности в их количестве и цене. Сувениры должны иметь региональную символику.

Беседы и переговоры делегаций в расширенном составе проводятся, как правило, в малом зале резиденции Губернатора Астраханской области.

Организатор мероприятия определяет совместно с организационно-контрольным управлением администрации Губернатора области порядок размещения участников встречи, изготавливает и устанавливает на столе кувертные карточки в соответствии с утверждённой схемой размещения участников. На столах устанавливаются прохладительные напитки. Чай и кофе не подаются.

Губернатор Астраханской области, глава делегации и другие участники переговоров занимают обозначенные кувертными карточками места за столом переговоров (глава делегации справа от Губернатора Астраханской области), переводчики садятся рядом с главами делегаций. Производится фотографирование, после чего представители средств массовой информации покидают зал переговоров.

Подписание итоговых документов по результатам переговоров проводится в торжественной обстановке в присутствии широкого круга приглашённых лиц и представителей прессы.

Первым на подпись Губернатору Астраханской области подаётся парафированный исполнителями экземпляр итогового документа.

Сотрудник организационно-контрольного управления администрации Губернатора Астраханской области зачитывает названия подписываемых документов. После подписания совместных документов и их альтернатов Губернатор Астраханской области и руководитель делегации обмениваются документами и пожимают друг другу руки. Подается шампанское.

В отдельных случаях после подписания документов могут предусматриваться краткие ответы на несколько вопросов журналистов.