Положение

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 

 

11.12.2013                                   99

 

Об управлении документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области

 

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлениями Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259 «О Регламенте Губернатора Астраханской области», от 24.03.2011 № 100 «Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области.

2. Установить штатную численность работников управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области в количестве 24 единиц.

3. Признать утратившим силу постановление Губернатора Астраханской области от 03.02.2010 №35 «Об управлении документационного обеспечения Губернатора Астраханской области».

4. Агентству связи и массовых коммуникаций Астраханской области (Зайцева М.А.) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

5. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

 

Губернатор   Астраханской   области                                               А.А. Жилкин

 

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

Губернатора

Астраханской области

от  11.12.2013  №  99

ПОЛОЖЕНИЕ

об управлении документационного обеспечения

администрации Губернатора Астраханской области

 

1. Общие положения

 

1.1. Управление документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области (далее – управление) является структурным подразделением администрации Губернатора Астраханской области (далее – администрация).

1.2. Свою работу управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами и федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Астраханской области, законами Астраханской области и иными нормативными правовыми актами Астраханской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области, а также настоящим Положением.

1.3. Материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности управления осуществляется управлением делами Губернатора Астраханской области (агентством Астраханской области).

 

2. Основные задачи управления

 

Основными задачами управления являются:

- организация документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области (далее – Губернатор);

- организация документационного обеспечения деятельности Правительства Астраханской области (далее – Правительство);

- обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в администрации с использованием системы электронного документооборота;

- обеспечение единого порядка подготовки документов в соответствии с ГСДОУ и ГОСТ Р 6.30-2003 на организационно-распорядительную документацию, организации работы с ними, функционирования информационно-поисковых систем;

- обеспечение рассмотрения обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, направленных в формах и видах, определенных статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», адресованных Губернатору и в Правительство (далее – обращения объединений граждан);

- комплектование и обеспечение сохранности документов, образующихся в деятельности Губернатора, Правительства, администрации, совещательных и координационных органов, созданных при Губернаторе, Правительстве.

3. Функции управления

 

3.1. Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:

- организация документооборота в администрации;

- осуществление своевременной регистрации служебной корреспонденции, ее экспедиционной обработки и доставки адресатам;

- регистрация, выпуск постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений администрации, доведение их до исполнителей;

- редактирование проектов постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства, распоряжений администрации, других служебных документов;

- ведение полнотекстовой базы правовых актов Губернатора и Правительства, распоряжений администрации;

- систематическое проведение анализа прохождения служебной корреспонденции, подготовки принятых правовых актов Губернатора и Правительства, представление предложений по совершенствованию документационного обеспечения деятельности Губернатора и Правительства;

- разработка сводной номенклатуры дел администрации, формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, прием документов на архивное хранение, обеспечение их учета, сохранности и оперативного использования;

- обеспечение своевременной регистрации обращений объединений граждан, а также их направление для рассмотрения в соответствующие структурные подразделения администрации, исполнительные органы государственной власти Астраханской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области (далее – органы местного самоуправления), в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- контроль за своевременным выполнением поручений по обращениям объединений граждан структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти Астраханской области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления;

- анализ и обобщение вопросов, поставленных в обращениях объединений граждан, и подготовка на этой основе оперативной и периодической информации Губернатору и вице-губернатору – председателю Правительства Астраханской области;

- изготовление и учет бланков Губернатора, Правительства, администрации;

- выполнение копировально-множительных, переплетных работ;

- изготовление стенограмм мероприятий;

- разработка нормативных и методических документов по вопросам совершенствования документационного обеспечения в администрации, исполнительных органах государственной власти Астраханской области;

- методическое руководство секретариатами, службами документационного обеспечения исполнительных органов государственной власти Астраханской области, работниками структурных подразделений администрации, ведущими вопросы делопроизводства;

- повышение квалификации работников управления и ответственных за документационное обеспечение в структурных подразделениях администрации.

3.2. При осуществлении своих функций управление взаимодействует с исполнительными органами государственной власти Астраханской области и структурными подразделениями администрации по вопросам организации и совершенствования документационного обеспечения, организационно-технического обеспечения совещаний, иных мероприятий, проводимых Губернатором, Правительством, а также с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления в соответствии с компетенцией управления.

 

4. Права управления

 

4.1. В соответствии с возложенными функциями управление осуществляет:

- запрос и получение в установленном порядке необходимых материалов и информации от структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти Астраханской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления;

- контроль, организацию и проведение проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации, исполнительных органах государственной власти Астраханской области в пределах компетенции управления;

- возврат исполнителям в структурные подразделения администрации, исполнительные органы государственной власти Астраханской области и органы местного самоуправления для доработки служебной корреспонденции, ответов на обращения объединений граждан, оформленных с нарушением установленных правил и требований;

- переписку по вопросам, относящимся к компетенции управления.

4.2. В соответствии со своей компетенцией управление пользуется круглыми (негербовыми) печатями и штампами, негербовым бланком управления.

 

5. Организация деятельности управления

 

5.1. Управление возглавляет начальник управления, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности Губернатором по представлению руководителя администрации.

5.2. Начальник управления руководит деятельностью управления, обеспечивая решение возложенных на управление задач.

5.3. Начальник управления имеет заместителя, который в его отсутствие исполняет обязанности начальника управления.

5.4. Заместитель начальника управления, начальники отделов и другие работники управления назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем администрации.

5.5. Начальник управления:

- несет ответственность за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на управление, самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности управления, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими подразделениями или должностными лицами;

- представляет Губернатору на утверждение положение об управлении;

- распределяет функции между отделами управления и определяет функциональные обязанности работников управления, вносит на утверждение руководителю администрации должностные регламенты (инструкции) работников управления;

- принимает решения и подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

- утверждает положения об отделах, секторе управления;

- вносит предложения по улучшению условий труда работников управления, их поощрению и применению к ним мер дисциплинарного воздействия.

5.6. Работники управления несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей с учетом предоставленных им прав.