Беседы и переговоры с Губернатором Астраханской области являются наиболее важным аспектом любого визита, и с них, как правило, начинается официальная часть программы пребывания.
Беседы и переговоры обычно проводятся в рабочем кабинете или комнате переговоров резиденции Губернатора Астраханской области. Поручения и указания Губернатора Астраханской области фиксируются его помощником (или сотрудником организационно-контрольного управления администрации Губернатора Астраханской области), при необходимости оформляются в письменном виде и контролируются теми лицами, на которых эту обязанность возложит Губернатор области.
Для подготовки и проведения бесед и переговоров их организаторы представляют в организационно-контрольное управление администрации Губернатора Астраханской области следующие документы:
- состав делегации;
- состав руководителей делегации, прибывающей на встречу с Губернатором области (как правило, не более 3 – 4 человек), включая переводчика;
- биографические данные о руководителях и отдельных членах делегации, представляющие интерес в переговорах;
- постановочные вопросы к обсуждению в ходе переговоров;
- информацию о предшествующих визитах, достигнутых ранее договорённостях и их реализации;
- информационный обзор экономической и геополитической ситуации в регионе, откуда прибыла делегация (или материалы о деятельности компании);
- проекты документов, если достигнута предварительная договорённость о необходимости подписания совместных договоров, соглашений, заявлений;
- состав участников со стороны Астраханской области.
К назначенному времени ответственный за приём делегации у Губернатора Астраханской области (определяется организатором) прибывает вместе с гостями к кабинету Губернатора Астраханской области, где их встречает начальник организационно-контрольного управления администрации Губернатора Астраханской области, провожает в комнату переговоров (или рабочий кабинет) и определяет порядок размещения гостей и участников переговоров.
Представители средств массовой информации, как правило, проводят протокольную съёмку (приветственное слово Губернатора Астраханской области и ответное слово главы делегации) и покидают комнату переговоров.
Участникам встречи предлагаются кофе или чай и прохладительные напитки.
После окончания приёма возможен обмен сувенирами, однако этот вопрос должен быть заранее оговорен организаторами с протокольными службами гостей и Губернатора Астраханской области. При обмене подарками и сувенирами должен быть соблюдён принцип паритетности в их количестве и цене. Сувениры должны иметь региональную символику.
Беседы и переговоры делегаций в расширенном составе проводятся, как правило, в малом зале резиденции Губернатора Астраханской области.
Организатор мероприятия определяет совместно с организационно-контрольным управлением администрации Губернатора области порядок размещения участников встречи, изготавливает и устанавливает на столе кувертные карточки в соответствии с утверждённой схемой размещения участников. На столах устанавливаются прохладительные напитки. Чай и кофе не подаются.
Губернатор Астраханской области, глава делегации и другие участники переговоров занимают обозначенные кувертными карточками места за столом переговоров (глава делегации справа от Губернатора Астраханской области), переводчики садятся рядом с главами делегаций. Производится фотографирование, после чего представители средств массовой информации покидают зал переговоров.
Подписание итоговых документов по результатам переговоров проводится в торжественной обстановке в присутствии широкого круга приглашённых лиц и представителей прессы.
Первым на подпись Губернатору Астраханской области подаётся парафированный исполнителями экземпляр итогового документа.
Сотрудник организационно-контрольного управления администрации Губернатора Астраханской области зачитывает названия подписываемых документов. После подписания совместных документов и их альтернатов Губернатор Астраханской области и руководитель делегации обмениваются документами и пожимают друг другу руки. Подается шампанское.
В отдельных случаях после подписания документов могут предусматриваться краткие ответы на несколько вопросов журналистов.